Transparentní úřad

Při styku s osobami uvádí úředník, který věc vyřizuje, své jméno, funkci a telefonický či e-mailový kontakt. Tyto údaje jsou uvedeny i na všech dokumentech a na internetových stránkách úřadu. Budova úřadu je vybavena informačním systémem, který zaručuje snadnou orientaci osob a možnost identifikace úředníků na jejich pracovištích. Úřední deska je umístěna na viditelném místě, je zřetelně označena a přehledně členěna.

Vzhledem k tomu, že zastupitelstvo obce rozhoduje o rozpočtu obce a o výši výdajů na činnost obecního úřadu, je právem člena zastupitelstva obce i občanů znát výši objemu mzdových prostředků připadající na zaměstnance obce. Každý má také možnost znát konkrétní výši odměny člena zastupitelstva obce.

Právní aspekty uvedené problematiky můžete číst zde: http://poradna.otevrenaspolecnost.cz/pravo-na-informace/zverejneni-poskytnute-informace-o-platu-3199

Platy, jakož i odměny uveřejňuje například městská část Praha 6: http://www.praha6.cz/platy-odmeny

Na každém úřadu by měl existovat zveřejněný předpis zaručující transparentní vyřizování stížností občanů. Předpis by měl také nařizovat zveřejňování stížností a výsledků vyřízení v adekvátně anonymizované formě. Pravidla by měla obsahovat například následující body:

• Stížnosti mohou být podávány písemně, elektronickou poštou, telefonicky a ústně.
• Nejsou-li u petice splněny zákonné podmínky, nakládá se s takovým podáním jako se stížností. Zákonnou lhůtu 30 dnů pro vyřízení petice nelze prodloužit.
• Ústní stížnost je povinen přijmout každý zaměstnanec obecního úřadu a pořídit písemný záznam.
• Centrální evidenci stížností podaných ke všem orgánům obce vede v elektronické formě oddělení kontroly (OK).
• Ve výjimečných případech může lhůtu 30 dní pro vyřízení stížnosti prodloužit vedoucí OK na základě písemné žádosti vedoucího příslušného odboru. Žádost musí obsahovat zdůvodnění, návrh prodlouženého termínu a musí být doručena OK nejméně do 5 kalendářních dnů.
• Stěžovatel musí být vždy vyřizujícím odborem informován o prodloužení lhůty.
• Stížnosti na vedoucí odboru vyřizuje vždy tajemník.
• Stížnosti na možné korupční jednání konkrétních zaměstnanců obce vyřizuje vždy vedoucí OK po předchozím projednání s tajemníkem.
• Stížnosti směřující proti zástupcům starosty nebo členu zastupitelstva uvolněného pro výkon funkce člena rady vyřizuje starosta. Stížnosti na starostu vyřizuje rada a stížnosti směřující proti neuvolněným členům zastupitelstva vyřizuje Kontrolní výbor zastupitelstva.
• Anonymní stížnosti včetně anonymních stížností na možné korupční jednání se prošetřují tehdy, mají-li konkrétní obsah.
• Požádá-li stěžovatel o utajení svého jména a totožnosti, nesmí být žádné údaje umožňující jeho identifikaci sděleny tomu, na něhož si stěžuje. Ze stížnosti se pro účely vyjádření, postoupení mimo obecní úřad a případnou další administrativní manipulaci pořizuje výpis neobsahující údaje o stěžovateli.
• Jsou-li na základě stížnosti přijata opatření k nápravě, zahájena řízení atp., sledují odbory obecního úřadu stížnost až do doby definitivního uzavření a po celou dobu předávají OK bez vyzvání v kopiích veškeré písemnosti týkající se sledované stížnosti.
• Vedoucí odborů jsou povinni u oprávněných a částečně oprávněných stížností zjišťovat příčiny nedostatků a přijímat opatření zamezující jejich opakování.
• V případě zjištění závažných nebo opakovaných nedostatků jsou vedoucí odborů povinni vyvodit vůči odpovědným podřízeným zaměstnancům důsledky podle zákoníku práce a vnitřních předpisů.
• Podání stížnosti nesmí být stěžovateli na újmu a nesmí ovlivňovat jakýmkoli způsobem vyřizování jeho záležitosti.
• Pravidla jsou závazná pro všechny zaměstnance a nedodržení stanoveného postupu bude kvalifikováno jako porušení pracovní kázně podle zákoníku práce a pracovního řádu.

Je třeba pamatovat, že pokud se radnice rozhodne pro zavedení veřejných pracovních kalendářů, je třeba je pravidelně aktualizovat. Nežli neaktuální a poloprázdný kalendář, raději žádný.

Na úřadech se často řeší otázka, jak regulovat přijímání darů. Přitom jedinou logickou a schůdnou odpovědí je, že dary se v principu nesmějí přijímat žádné. Pokusy o vytváření hranic pro přijímání darů vždy ztroskotají. Zavedete-li omezení, že se nesmějí přijímat dary hodnotnější než tisíc korun, jak dokážete úředníkovi, že nerozpoznal několikanásobně vyšší cenu lahve vína? A jak často smí přijímat dary pod tisíc korun, jednou denně?

Každá samospráva má veřejně deklarovat a vnitřním předpisem stanovit nulovou toleranci k přijímání darů. Výjimku tvoří dary, které nelze z diplomatických důvodů odmítnout (není slušné odmítnout dar od oficiální návštěvy). Takové dary jdou ale automaticky do vlastnictví samosprávy a jsou pokud možno dále věnovány na charitativní účely. Podrobnosti může stanovit vnitřní předpis. Pro úředníky samospráv platí zákaz přijímání darů přímo ze zákona.

Mechanismus pro přijímání darů vypracoval Magistrát města Vídně, neboť připustil možnost přijímat dary zanedbatelné hodnoty. Úředníkům připravil magistrát desatero otázek, které si mají zodpovědět, než dar přijmou.

Pracuje-li úřad s občany on-line (přes internet), zvyšuje se jeho efektivita ve dvou směrech. Odosobněná elektronická komunikace přináší zaprvé úspory času, peněz a v neposlední řadě i zbytečně spotřebovaného papíru jak na straně úřadu, tak na straně občanů. Počáteční investice do zprovoznění takového systému se tudíž úřadu vrátí i se ziskem. Zadruhé je elektronické vyřizování žádostí bez osobního kontaktu mnohem transparentnější, korupci do značné míry eliminující způsob, který zároveň zajišťuje jednotný postup vůči všem občanům.

Jedná se například o možnost objednat si on-line na konkrétní termín osobní setkání pro vyřízení agendy (rezervační systém), zasílání zpráv o stavu vyřízení požadavku, vyzvednutí dokladu aj., informování občana o vyřízení požadavku SMS zprávou, e-mailem, přes webové stránky. Dále se jedná o on-line sledování stavu aktuální obslužnosti přepážek, možnost bezhotovostní platby aj.

U některých agend,typicky např. u občanských či řidičských průkazů, je třeba adekvátně přizpůsobit počet úředních hodin.

• v rámci dílčích vyvěšených dokumentů na webu je uvedena odpovědná osoba za jejich obsah
• uveřejňovat seznam všech svých předpisů