Veřejné zakázky

Zavedení jednotného informačního standardu pro všechny zakázky

Všechny veřejné zakázky s hodnotou alespoň 100,000,- Kč by se měly objevit na profilu zadavatele nebo na webu obce. Občanům a potenciálním uchazečům by měly být k dispozici informace o plánovaných, vyhlášených, realizovaných a ukončených veřejných zakázkách, dále informace o výběru dodavatele a o účasti třetích osob na zakázce.

Informace o plánovaných veřejných zakázkách mají být zveřejněné bezodkladně po rozhodnutí o veřejném výdaji a měly by obsahovat:

předpokládaný předmět veřejné zakázky a její rozsah,
předpokládané datum vyhlášení a realizace VZ.

Informace o vyhlášené veřejné zakázce mají být zveřejněné současně s vyhlášením zakázky a měly by obsahovat:

výzvy k podání nabídek,
oznámení o zakázce,
zadávací dokumentace (pokud je k VZ zpracována),
hodnotící kritéria.

Informace o výběru dodavatele mají být zveřejněné bezodkladně po podpisu smlouvy a měly by obsahovat:

protokol o hodnocení nabídek (postup hodnocení, pořadí nabídek a získané hodnoty nabídek),
vybraný dodavatel (název, IČ, cena),
smlouva uzavřená s dodavatelem.

Informace o realizované zakázce mají být zveřejněné bezodkladně po uzavření smluvních dodatků nebo jiných rozhodnutích o změnách v zakázce a měly by obsahovat:

smluvní dodatky.

Informace o ukončené zakázce mají být zveřejněné bezodkladně po předání předmětu VZ zadavateli a měly by obsahovat:

hodnocení dodavatele (resp. informace o dodržení smluvních podmínek),
konečnou cenu a datum předání předmětu zakázky.

Informace o účasti třetích osob na zadání nebo realizaci veřejné zakázky (poradenství, dozor atp.) mají být zveřejněné bezodkladně po uzavření smlouvy s těmito osobami a měly by obsahovat:

název, IČO, cenu a stručný popis předmětu plnění.

Interní pravidla pro zadávání všech veřejných zakázek obce i obchodních společnosti s majetkovou účastí obce mají být uveřejněna na oficiálních webových stránkách obce.

Vnitřní směrnice pro veřejné zakázky

V zájmu prevence podvodů a nehospodárných výdajů by interní pravidla pro veřejné zakázky měla:

stanovovat takové soutěžní, smluvní a technické standardy, které zajišťují hospodárnost, účelnost a efektivitu veřejných zakázek,
být platná pro všechny veřejné zakázky (vyjma drobné nákupy) s administrativní náročností přímo úměrnou hodnotě a významu veřejné zakázky,
stanovovat nízké prahové hodnoty pro použití otevřených forem soutěže,
stanovovat jasný systém osobní odpovědnost v rámci celého cyklu zakázky,
být použitá také u podřízených organizací a ovládaných obchodních společností,

Interní pravidla pro zadávání všech veřejných zakázek by měla být volně přístupná na oficiálních webových stránkách obce.

Příjem nabídek pouze elektronicky

ZZVZ v § 211 odst. 3 ukládá zadavatelům, až na pár výjimek, povinně komunikovat s dodavateli elektronicky. Zásadní je přitom elektronický příjem nabídek uchazečů, který jednoduše vylučuje možnosti fyzické manipulace s nabídkami před nebo v průběhu jejich hodnocení (změny, doplňování). Riziko manipulace s nabídkami je přitom reálné a způsobuje zadavatelům celou řadu komplikovaných životních situací.

Této praxi by mělo časem odzvonit, nicméně pro všechny veřejné zadavatele kromě ČNB a organizačních složek státu (tzn. ministerstva, centrální úřady apod.) má povinnost elektronické komunikace odloženou účinnost až do 18.10.2018, viz 279 odst. 2 ZZVZ.

Doporučení tedy zní:
Již dnes se jako zadavatelé dobrovolně přihlaste k výhradně elektronické komunikaci s dodavateli. To pro Vás bude mít jednu velikou výhodu – nebudete čelit riziku machinací s nabídkami, neboť ty budou mít již průkazné časové razítko, se kterým bude o mnoho složitější je jakkoli měnit. Navíc nabudete kredibilitu u potenciální dodavatelů.

Implementovat základní standardy zvyšující hospodárnost, účelnost a efektivitu veřejných nákupů

Celá řada zákonů stanovuje povinnosti hospodárně a odpovědně nakládat s veřejným majetkem, avšak nestanovují ani nemohou stanovit, jaký postup je v praxi hospodárný a jak hospodárnosti dosáhnout. To je také důvodem častých politických a odborných polemik o soutěžení na nejnižší cenu. Žádoucím nástrojem může být sada standardů, které blíže definují rámec hospodárného, efektivního a účelného nakládání s veřejnými prostředky (tedy implementaci principů 3E) v plánování nákupů, jejich řízení, výběru dodavatele, realizaci a kontroly. Takové standardy by měly být primárně aplikovány u nejvíce rizikových a objemných skupin veřejných nákupů a projektů (např. IT projekty, výstavba klíčové infrastruktury). Standardy by měly úředníkům poskytnout návod, jak dosáhnout žádoucí hodnoty za peníze při plánování a schvalování výdajů (postupy pro posouzení výdajů, stanovení smart cílů a měřitelných kritérií), při výběru nejvýhodnější nabídky (postupy pro nastavení kvalifikačních a soutěžních podmínek vzhledem ke stanoveným cílům), při realizaci a kontrole práce dodavatele (smluvní standardy pro určité skupiny dodávek, služeb a prací, standardy projektového řízení). Díky standardům může lépe probíhat veřejná kontrola výdajů a při dobře prováděné kontrole lze eliminovat opakované selhání (např. opakující se nevýhodné smlouvy, prodlužování termínů plnění a prodražování projektů). Pro zájemce o problematiku doporučujeme publikaci Oživení z roku 2012 (.pdf).

Doporučení pro jednotlivé fáze zadávání veřejných zakázek

Veřejná zakázka v širším pojetí zahrnuje celkem pět základních fází:

1) definování potřeby a cíle, vymezení poptávky,

2) přípravu výběrového řízení,

3) výběr dodavatele a podpis smlouvy,

4) realizaci předmětu veřejné zakázky,

5) předání předmětu veřejné zakázky do užívání a kontrolu implementace.

Průběh každé fáze veřejné zakázky má vliv na bezproblémový průběh fází navazujících a eliminaci korupčních rizik.

Úspěšná a efektivní prevence korupčních rizik a selhání vždy záleží na správném určení a vyhodnocení těchto rizik včetně jejich příčin. Příčiny přitom mohou vznikat na jedné straně zcela neúmyslně, např. nízkými kapacitami zadavatele (nízký stav, neodbornost a neprofesionalita, nedbalost, špatné projektové řízení atp.), na straně druhé kvůli úmyslné intervenci korupčních aktérů (klientelismus, střet zájmů, zneužívání

pravomoci). V praxi lze očekávat přítomnost obou důvodů pro selhání zadavatelů. Podmínky pro korupci ve veřejných zakázkách se značně odvíjejí od schopností zadavatele hospodárně nakládat s veřejnými zdroji.

Podrobnější informace najdete v publikaci Oživení (2012) Korupční rizika ve veřejných zakázkách: jak jim čelit?

1. Fáze definování potřeb

Fáze definování potřeb nebo vymezení poptávky zahrnuje rozhodovací procesy o veřejných potřebách, cílech a účelu veřejné zakázky, způsobech jejich naplnění a odpovídajícímu krytí veřejnými prostředky. Výsledkem je investiční záměr se specifikovanou představou o předmětu veřejné zakázky, předpokládaném rozsahu a plánovaném termínu realizace.

Základní otázkou, kterou je třeba v této fázi veřejné zakázky zodpovědět, je, zda je zboží, služba nebo investice sociálně nebo ekonomicky zdůvodněná a zda ze všech možných způsobů naplnění této potřeby je zvolen ten nejlepší.

Jaké další otázky je v této fázi nutné zodpovědět:

Podrobnější informace najdete v publikaci Oživení (2012) Korupční rizika ve veřejných zakázkách: jak jim čelit?

2. Fáze přípravy výběrového řízení

Druhá fáze životního cyklu veřejné zakázky obsahuje všechny kroky spojené s přípravou zadávacích podmínek (přesné vymezení předmětu) rozsahu a kvality zakázky, dodacích termínů) kvalifikačních předpokladů) hodnotících kritérií) návrhu smlouvy atp.), s volbou zadávacího řízení a vyhlášením veřejné zakázky. Způsob zadávacího řízení musí vždy odpovídat povaze veřejné zakázky a konkrétních požadavků předmětu zakázky.

Nakupování zboží, služeb či prací skrze konkurenční prostředí zůstává nejlepším způsobem, jak zajistit žádoucí kombinaci celoživotních nákladů na realizaci předmětu zakázky a její dosažené kvality veřejné.

Jaké otázky je v této fázi nutné zodpovědět:

Podrobnější informace najdete v publikaci Oživení (2012) Korupční rizika ve veřejných zakázkách: jak jim čelit?

3. Fáze výběru dodavatele

Fáze výběru dodavatele zahrnuje úkony spojené s příjmem nabídek a jejich posouzením z hlediska úplnosti a splnění všech kvalifikačních předpokladů, s jejich hodnocením a určením vítěze soutěže.

Jaké otázky je v této fázi nutné zodpovědět:

Podrobnější informace najdete v publikaci Oživení (2012) Korupční rizika ve veřejných zakázkách: jak jim čelit?

4. Podpis smlouvy a realizace předmětu veřejné zakázky

Tato fáze počíná uzavřením smlouvy s vybraným dodavatelem a je ukončena realizací zakázky. Kvalita smluvního vztahu je přitom určující pro výslednou kvalitu dodávek, služeb nebo prací. Aktivity v této fázi mohou být seskupeny do tří oblastí:

1. řízení dodávky, tj. zajištění kvality zboží, práce a služeb dle uzavřené smlouvy,

2. řízení vztahů zadavatel–dodavatel, tj. péče o konstruktivní a otevřený vztah mezi smluvními stranami s cílem vyřešit případné problémy řádně a včas,

3. administrace smluvního závazku a jeho změny – týká se formálních pravidel smlouvy a změn smluvních podmínek. Tato fáze zakázky je zpravidla nejdelší. Potenciální dopad selhání v této fázi na celkovou efektivitu veřejné zakázky a její „hodnoty za peníze“ může být značný a je proto zcela nezbytné, aby jí zadavatel věnoval odpovídající zdroje, dovednosti a odborné znalosti.

Jaké otázky je v této fázi nutné zodpovědět:

Podrobnější informace najdete v publikaci Oživení (2012) Korupční rizika ve veřejných zakázkách: jak jim čelit?

5. Ukončení realizace a předání předmětu veřejné zakázky

Tato fáze uzavírá celý cyklus veřejné zakázky – předmět zakázky je předán zadavateli do užívání, probíhá celkové vyrovnání všech smluvních závazků mezi oběma stranami a zadavatel by měl provést vyhodnocení nebo audit celé zakázky.

Jaké otázky je v této fázi nutné zodpovědět:

Podrobnější informace najdete v publikaci Oživení (2012) Korupční rizika ve veřejných zakázkách: jak jim čelit?

Psáry: Rizika zadávání veřejných zakázek

Praktická doporučení